Ålands landskapsregerings beslut (2018:13) gällande vissa upphandlingar (upphävt)

Detta beslut gäller såsom anvisning för verkställande av landskapets årliga budget och tillämpas på landskapsregeringen, under landskapsregeringen lydande myndigheter och inrättningar med undantag av Ålands hälso- och sjukvård vid upphandlingar vars värde understiger de tröskelvärden som avses i 1 § 2 mom. 5 punkten landskapslagen (2017:80) om tillämpning på Åland av rikslagar om offentlig upphandling. Beslutet tillämpas inte på landskapets affärsverk.

Beslutet gäller dock inte sådana upphandlingar som avses i 1 § 2 mom. 1-4 punkterna samma lag samt finansiella tjänster.

Vid upphandling eftersträvas fri konkurrens samt iakttagande av principerna om icke-diskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.

Särskilt eftersträvas att miljöhänsyn och socialhänsyn integreras i så stor utsträckning som möjligt i upphandlingsförfarandet.

Med upphandling avses i detta beslut köp, leasing, hyra eller upphandling på avbetalning med eller utan köpoption av varor, byggentreprenader eller tjänster.

Med tjänsteupphandling avses inte

1) avtal om förvärv eller hyrning av fast egendom, byggnader eller rättigheter i anslutning till sådana oberoende av finansieringsformen eller betalningssättet. Beslutet tillämpas dock på ett kontrakt om finansiella tjänster oberoende av vilken form det har när det sluts i samband med ett dylikt förvärvs- eller hyresavtal,

2) avtal om skiljeförfarande eller förlikningstjänster,

3) avtal gällande finansiella tjänster i anknytning till emittering, anskaffning, försäljning eller överföring av värdepapper eller andra finansiella instrument eller Finlands Banks tjänster,

4) anställningsavtal, eller

5) avtal om annan forskning och produktutveckling än sådan som uteslutande är till nytta för upphandlingsenheten i dess affärsverksamhet och vars kostnader upphandlingsenheten står för.

Upphandling ska som huvudregel ske genom öppet förfarande och utannonsering genom det elektroniska upphandlingsverktyget.

Vid upphandlingar där särskilda skäl inte föranleder öppet förfarande kan upphandlingen istället riktas till två eller flera leverantörer.

Med undantag av vad som i övrigt föreskrivs i detta beslut kan upphandling göras som direktupphandling hos en viss leverantör om

1) värdet av upphandlingen beräknas vara av ringa värde, dock ej högre än 50.000 € exklusive moms, eller

2) varan eller tjänsten inte kan fås på annat håll, eller

3) upphandlingen är av brådskande karaktär som inte beror på upphandlande enhetens försummelse eller

4) det vid öppet eller selektivt förfarande inte har lämnats in några lämpliga anbud och de ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändrats väsentligt.

Upphandlingsdokumentenen ska utformas så tydligt som möjligt och upprättas skriftligen.

Klara, tydliga och kvantifierbara krav bör övervägas, såsom

1) art och kvalitet på den vara eller tjänst som ska upphandlas,

2) hur lång tid anbuden ska vara ikraft,

3) om delanbud kan ges,

4) leveranstid och leveransvillkor,

5) betalningsvillkor och eventuella krav på säkerheter,

6) när och på vilket sätt anbuden ska ha inkommit för att kunna beaktas,

7) krav i fråga om ägar- och immaterialrättigheter,

8) språkkrav,

9) krav i fråga om varans eller tjänstens miljöpåverkan,

10) de villkor i enlighet med vilka upphandlingsenheten avser ingå avtal samt

11) krav på tillgänglighet, socialhänsyn och miljöhänsyn.

Av upphandlingsdokumenten ska det framgå vilka utvärderingsgrunder som kommer att tillämpas vid val av anbud samt vilka handlingar som på begäran ska lämnas för bevis av kravuppfyllnad. Samtliga handlingar ska begäras endast av den vinnande leverantören.

Förlängning av ett tidsbundet avtal får endast ske om det finns särskilda villkor om detta i avtalet.

Av upphandlingsdokumenten ska tydligt framgå när ett anbud ska lämnas in. Anbud ska i huvudregel lämnas elektroniskt. I det elektroniska upphandlingsverktyget framgår tydligt och enkelt dateringar. Det elektroniska upphandlingsverktyget tar emot anbuden i sin helhet.

Undantag är upphandlingar som av särskilda skäl, som inte förorsakats av den upphandlande enheten inlämnas per post. Det ska i upphandlingsdokumenten tydligt framgå på vilket sätt och i vilken form anbud ska lämnas. Registratorskontoret som enligt upphandlingsdokumenten ska ta emot anbuden stämplar de inlämnade kuverten. Efter att anbudstiden utgått öppnas samtliga anbud vid ett och samma tillfälle. Anbuden ska öppnas i närvaro av minst två tjänstemän varvid öppningsprotokoll ska föras I undantagsfall kan dock anbuden fördelas mellan flera öppningstillfällen. I så fall uppgörs ett öppningsprotokoll per tillfälle.

Används skrivningen att anbud ska lämnas i märkta och slutna kuvert innebär det att anbud som inte inkommit märkta och eller i slutet kuvert inte kan beaktas

Samtliga sidor i de inkomna anbuden skall märkas med de öppnande tjänstemännens initialer. Det är dock tillräckligt att pärmen märks då det är fråga om inbundna broschyrer och dylikt material. Anbud via fax och e-post är otillåtna.

Bland de anbud som uppfyller de i upphandlingsdokumenten uppställda kraven antas det anbud som enligt utvärderingskriterierna utgör det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

Ett beslut om att anta ett anbud ska alltid motiveras och delges samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare vars anbud inte har antagits ska underrättas om möjligheterna att besvära sig. Det samma gäller anbudsgivare vars anbud inkommit efter anbudstidens utgång eller inte följt förfarandet för inlämnande av anbud. Fram tills att avtal har tecknats gäller endast partsoffentlighet.

Samtliga upphandlingar ska annonseras elektroniskt förutom då särskilda skäl som inte orsakats av den upphandlande enheten föranleder annat. Annonseringstiden ska i regel vara 21 dagar och kan vid undantag minskas till minst 14 dagar. Som undantag räknas om upphandlingen är av sådan särskild brådskande karaktär som inte har orsakats av den upphandlande enheten.

Samtliga kommunikationer under pågående upphandling med den ekonomiska aktören ska ske genom det elektroniska upphandlingsverktyget, om inte särskilda skäl som inte orsakats av den upphandlande enheten föranleder annat.

Detta beslut träder i kraft den 1 april 2018 och tillämpas på upphandlingar som påbörjas den 1 april 2018 eller därefter. Genom beslutet upphävs landskapsregeringens beslut (ÅFS 2015:52) gällande vissa upphandlingar, dock så att det fortfarande tillämpas på upphandlingar som påbörjats innan den 1 april 2018.