Ålands landskapsregerings beslut (2015:52) gällande vissa upphandlingar (upphävd)

Detta beslut gäller såsom anvisning för verkställande av landskapets årliga budget och tillämpas på landskapsregeringen, under landskapsregeringen lydande myndigheter och inrättningar med undantag av Ålands hälso- och sjukvård vid upphandlingar vars värde understiger de tröskelvärden som avses i 1 § 2 mom. (1994:43) om tillämpning i landskapet Åland av riksförfattningar om offentlig upphandling. Beslutet tillämpas inte på landskapets affärsverk.

Vid upphandling eftersträvas fri konkurrens samt iakttagande av principerna om icke-diskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.

Särskilt eftersträvas att miljöhänsyn integreras i så stor utsträckning som möjligt i upphandlingsförfarandet.

Med upphandling avses i detta beslut köp, leasing, hyra eller upphandling på avbetalning med eller utan köpoption av varor, byggentreprenader eller tjänster.

Med tjänsteupphandling avses inte;

1) avtal om förvärv eller hyrning av fast egendom, byggnader eller rättigheter i anslutning till sådana oberoende av finansieringsformen eller betalningssättet. Beslutet tillämpas dock på ett kontrakt om finansiella tjänster oberoende av vilken form det har när det sluts i samband med ett dylikt förvärvs- eller hyresavtal,

2) avtal om skiljeförfarande eller förlikningstjänster,

3) avtal gällande finansiella tjänster i anknytning till emittering, anskaffning, försäljning eller överföring av värdepapper eller andra finansiella instrument eller Finlands Banks tjänster,

4) anställningsavtal, eller

5) avtal om annan forskning och produktutveckling än sådan som uteslutande är till nytta för upphandlingsenheten i dess affärsverksamhet och vars kostnader upphandlingsenheten står för.

Upphandling skall som huvudregel ske genom öppet förfarande och utannonsering i massmedia.

Vid upphandlingar vars värde kan antas överstiga 20.000 € exklusive moms eller om särskilda skäl inte föranleder öppet förfarande kan anbudsbegäran istället riktas till två eller flera leverantörer.

Förfarandena i moment 1 och 2 kan kombineras så att en anbudsbegäran såväl riktas som offentliggörs genom annonsering.

Med undantag av vad som i övrigt föreskrivs i detta beslut kan upphandling göras som direkt upphandling hos en viss leverantör om;

1) värdet av upphandlingen beräknas vara av ringa värde, dock ej högre än 50.000 € exklusive moms, eller

2) varan eller tjänsten på grund av tekniska eller konstnärliga skäl eller på grund av ensamrätt kan fullgöras endast av en leverantör, eller

3) upphandlingen är av brådskande karaktär som inte beror på upphandlingsenhetens försummelse eller

4) det vid öppet eller selektivt förfarande inte har lämnats in några lämpliga anbud och de ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändrats väsentligt.

Anbudsbegäran skall utformas så tydligt som möjligt samt om inte särskilda skäl föreligger upprättas skriftligen.

Klara, tydliga och kvantifierbara kvalifikationskrav bör övervägas, såsom;

1) art och kvalitet på den vara eller tjänst som ska upphandlas,

2) hur lång tid anbuden skall vara i kraft,

3) om delanbud kan ges,

4) leveranstid och leveransvillkor,

5) betalningsvillkor och eventuella krav på säkerheter,

6) när och på vilket sätt anbuden skall ha inkommit för att kunna beaktas,

7) krav i fråga om ägar- och immaterialrättigheter,

8) språkkrav,

9) krav i fråga om varans eller tjänstens miljöpåverkan, samt

10) de villkor i enlighet med vilka upphandlingsenheten avser ingå avtal.

Ur anbudsbegäran skall det vidare framgå vilka urvalskriterier som kommer att tillämpas vid val av anbud, vilka handlingar som skall bifogas för att verifiera dessa urvalskriterier samt vilken vikt urvalskriterierna eventuellt kommer att tillmätas vid antagandet av anbud. Gällande val av anbud se 9 §.

Förlängning av ett tidsbundet avtal får endast ske om det finns särskilda villkor om detta i avtalet.

Registratorskontoret eller den enhet/tjänsteman som enligt anbudsbegäran skall ta emot anbuden stämplar de inlämnade kuverten. Efter att anbudstiden utgått öppnas samtliga anbud vid ett och samma tillfälle. I undantagsfall kan dock anbuden fördelas mellan flera öppningstillfällen. I så fall uppgörs ett öppningsprotokoll per tillfälle.

Anbuden skall öppnas i närvaro av minst två tjänstemän varvid öppningsprotokoll skall föras.

I öppningsprotokollet skall anges vilka anbud som inkommit, anbudsgivares eventuella reservationer, vem som varit närvarande vid öppningen samt ifall det förekommer för sent inkomna anbud.

Samtliga sidor i de inkomna anbuden skall märkas med de öppnande tjänstemännens initialer. Det är dock tillräckligt att pärmen märks då det är fråga om inbundna broschyrer och dylikt material.

Om anbudsgivare i anbudsbegäran tillåtits avge anbud per fax eller e-post bör detta riktas till registrators faxnummer respektive e-post adress eller annan i anbudsbegäran specifik angiven adress eller nummer.

Bland de anbud som uppfyller de i anbudsbegäran uppställda kvalifikationskraven antas det anbud som enligt urvalskriterierna utgör det totalekonomiskt förmånligaste anbudet.

Om några urvalskriterier inte anges i anbudsbegäran bedöms anbuden enligt priset. Anges flera urvalskriterier bedöms dessa enligt den viktning som anges i anbudsbegäran eller om någon sådan inte gjorts enligt en samlad bedömning.

Beslut om att anta ett anbud kan ske i ett eller flera steg. I det fall det sker i flera steg tas först ett beslut om att inleda kontraktsförhandlingar. När dessa förhandlingar är avslutade och om överenskommelse nåtts samt om bedömningen kvarstår avseende vilket anbud som skall antas fattas beslut om att ingå avtal med anbudsgivaren. I det fall förhandlingar är onödiga och anbudet antas i ett enda steg fattas enbart ett beslut om att anta anbudet.

Ett beslut om att anta ett anbud skall alltid motiveras och delges samtliga anbudsgivare. Anbudsgivare vars anbud inte har antagits skall underrättas om möjligheterna att besvära sig. Det samma gäller anbudsgivare vars anbud inkommit efter anbudstidens utgång eller inte följt förfarandet för inlämnande av anbud.

Detta beslut träder i kraft den 15 september 2015 och tillämpas på upphandlingar som påbörjas den 15 september 2015 eller därefter. Genom beslutet upphävs landskapsregeringens beslut (2006:41) gällande vissa upphandlingar, dock så att det fortfarande tillämpas på upphandlingar som påbörjats innan den 15 september 2015.