Hur börjar ett ärende? Var kommer ärenden i från?
Begreppet förvaltningsärende hänvisar till alla sådana ärenden som faller inom landskapsregeringens behörighet och som anknyter till ett avgörande inom myndigheten. Landskapsregeringens avgörande kan vara ett uttryckligt förvaltningsbeslut riktat till en enskild medborgare, men kan också innebära t.ex. att landskapsregeringen lägger fram ett förslag eller ger ett utlåtande.
Förvaltningsärenden börjar på många olika sätt. Lagstiftning kan förutsätta att du söker om tillstånd för olika typer av verksamhet (t.ex. dyktillstånd och näringsrätt) eller du kan ansöka om olika typer av ekonomiska förmåner från landskapsregeringen. En privatperson eller ett företag lämnar då in en ansökan till landskapsregeringen. Det finns även ärenden där landskapsregeringen tar initiativet till att ärendet inleds. Landskapsregeringen ansvarar för tillsyn inom olika förvaltningsområden. Det kan vara att du kontaktas av landskapsregeringen i samband med sådan tillsyn.
Ett ärende inleds skriftligen om inte landskapsregeringen ger samtycke till att ärendet får inledas muntligen. Ärendet kan även inledas med e-post eller telefax. Du kan kontakta landskapsregeringens tjänstemän för att få information om hur du ska gå till väga i ditt enskilda ärende.
Vid landskapsregeringen finns ett stort antal ärenden där kommunikationen förs i första hand med andra myndigheter, inte enskilda medborgare. Landskapsregeringen sköter olika förvaltningsärenden bland annat i förhållande till Ålands lagting, under landskapsregeringen lydande myndigheter, rikets myndigheter och EU-kommissionen.
Hur behandlas ärendet?
I lagstiftning finns närmare sagt hur landskapsregeringen ska sköta ett förvaltningsärende, särskilt förvaltningslag (2008:9) för landskapet Åland ställer kvalitetsmässiga minimikrav på förvaltningsförfarandet. De förvaltningsmässiga minimikraven gäller från inledandet av förvaltningsärendet till hur myndighetens beslut delges, dvs. lagens struktur motsvarar ärendenas behandlingsskeden. Definitionen av partsställning är av central betydelse i förvaltningsärenden för att många rättigheter i förvaltningsförfarandet är riktade till part och besvärsrätten är vanligtvis begränsad till parterna i ärendet. Part i ett förvaltningsärende är den vars rätt, fördel eller skyldighet ärendet gäller. I ett ansökningsärende är part formellt den i vars namn ansökan har gjorts och övriga kan i allmänhet inte ha partsställning. Besvärsrätten är vanligtvis begränsad till parterna i ärendet.
De olika skedena i samband med att landskapsregeringen behandlar ett ansökningsärende kan i korthet beskrivas på följande sätt. Du lämnar skriftligen in en ansökan. Om landskapsregeringen inte är behörig myndighet ska landskapsregeringen överföra ansökan till den myndighet som den anser vara behörig. Du ska underrättas om överföringen. Om landskapsregeringen är behörig myndighet registreras din ansökan och den tilldelas ansvarig avdelning och tjänsteman. En tjänsteman får inte delta i eller närvara vid behandlingen av ett ärende, om han eller hon är jävig.
Landskapsregeringen ska uppmana dig att komplettera ansökan om den är bristfällig, om det inte är onödigt med tanke på avgörandet av ärendet. Din ansökan ska behandlas utan ogrundat dröjsmål och, såvitt möjligt, upptas för avgörande inom tre månader från den dag då ärendet inleddes. Landskapsregeringen ska på begäran ge en uppskattning om när ett beslut kommer att fattas samt svara på förfrågningar om hur behandlingen framskrider.
Landskapsregeringen ska se till att ditt ärende utreds tillräckligt och på behörigt sätt. Myndigheten ska skaffa den information och den utredning som behövs för att ärendet ska kunna avgöras. Du ska lägga fram utredning om grunderna för dina yrkanden och även i övrigt medverka till utredningen av ett ärende som du har inlett. I vissa ärenden kan det bli aktuellt att t.ex. förrätta syn eller utföra inspektion för att utreda ärendet. Innan ärendet avgörs ska en part vanligtvis få tillfälle att framföra sin åsikt om ärendet och lämna sin förklaring med anledning av sådana yrkanden och sådan utredning som kan inverka på hur ärendet kommer att avgöras. I lag har närmare angivits när ett ärende får avgöras utan att en part hörs.
Hur fattas beslut?
Landskapsregeringens förvaltningsbeslut ska vara skriftliga. Ett beslut får vara muntligt endast om det är nödvändigt på grund av att ärendet är brådskande och beslutet utan dröjsmål också lämnas i skriftlig form. Av det skriftliga beslutet ska tydligt framgå bland annat tidpunkten för beslutet, de parter som beslutet direkt gäller samt motiveringen för beslutet och en specificerad uppgift om vad en part är berättigad eller förpliktad till eller hur ärendet annars har avgjorts. Det ska även finnas namn och kontaktuppgifter för den person av vilken en part vid behov kan begära ytterligare uppgifter om beslutet.
Besvärsanvisning ska fogas till ett beslut som får överklagas genom besvär.