Ålands landskapsregerings beslut (2019:113) gällande vissa upphandlingar

Detta beslut gäller såsom anvisning för verkställande av landskapets årliga budget och tillämpas på landskapsregeringen, under landskapsregeringen lydande myndigheter och inrättningar vid upphandlingar vars värde understiger de tröskelvärden som avses i 1 § 2 mom. landskapslagen (2017:80) om tillämpning på Åland av rikslagar om offentlig upphandling. Beslutet tillämpas inte på landskapets affärsverk och Ålands hälso- och sjukvård.

Detta beslut tillämpas inte på

1) avtal om förvärv eller hyra av fast egendom eller byggnader eller till dessa anknytande rättigheter, oberoende av finansieringsformen eller betalningssättet,

2) avtal om skiljeförfarande eller förlikningstjänster,

3) finansiella tjänster och avtal gällande finansiella tjänster i anknytning till emittering, anskaffning, försäljning eller överföring av värdepapper eller andra finansiella instrument eller Finlands Banks tjänster,

4) anställningsavtal,

5) avtal om annan forskning och produktutveckling än sådan som uteslutande är till nytta för den upphandlande enheten i dess affärsverksamhet och vars kostnader den upphandlande enheten står för,

6) rättegångsombudstjänster och juridiska rådgivningstjänster i direkt anslutning till dem.

Vid upphandling eftersträvas fri konkurrens, effektiv användning av offentliga medel samt iakttagande av principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.

Särskilt eftersträvas att den upphandlande enheten beaktar hållbarhet i upphandlingsförfarandet.

Med upphandling avses i detta beslut köp, leasing, hyra eller upphandling på avbetalning med eller utan köpoption av varor, byggentreprenader, tjänster samt koncessioner.

Vid upphandling ska som huvudregel förenklat förfarande användas. Den upphandlande enheten ska upprätta en anbudshandling samt publicera en elektronisk annons, utifrån vilken alla intresserade leverantörer får lämna anbud.

Med undantag av vad som i övrigt föreskrivs i detta beslut kan upphandling göras som direktupphandling hos en viss leverantör om

1) värdet av upphandlingen beräknas vara av ringa, dock inte högre än 50 000 € exklusive moms, eller

2) upphandlingen avser sociala tjänster och andra särskilda tjänster enligt bilaga XIV i Europaparlamentets och rådets direktiv 2014/24/EU om offentlig upphandling och värdet underskrider 100 000 €, eller

3) varan eller tjänsten inte kan fås på annat håll, eller

4) upphandlingen är av brådskande karaktär som inte beror på upphandlande enhetens försummelse, eller

5) det vid förenklat förfarande inte har lämnats in några lämpliga anbud och de ursprungliga villkoren för kontraktet inte ändrats väsentligt, eller

6) som tilläggsbeställning i ett tidigare ingått avtal förutsatt att ändringen av avtalet kan anses ha skett på grund av omständigheter som inte kunnat förutses samt/eller att byte av leverantör skulle medföra betydande olägenhet för den upphandlande enheten.

Upphandlingsdokumenten ska utformas så tydligt som möjligt och upprättas skriftligen.

Klara, tydliga och kvantifierbara krav bör övervägas, såsom;

1) art och kvalitet på den vara eller tjänst som ska upphandlas,

2) hur lång tid anbuden ska vara i kraft,

3) om delanbud kan ges,

4) leveranstid och leveransvillkor,

5) betalningsvillkor och eventuella krav på säkerheter,

6) när och på vilket sätt anbuden ska ha inkommit för att kunna beaktas,

7) krav i fråga om ägar- och immaterialrättigheter,

8) språkkrav,

9) krav i fråga om varans eller tjänstens miljöpåverkan,

10) de villkor i enlighet med vilka den upphandlande enheten avser ingå avtal,

11) krav på tillgänglighet och sociala hänsyn och

12) vilka utvärderingsgrunder som kommer att tillämpas vid val av anbud samt vilka handlingar som på begäran ska lämnas för bevis av kravuppfyllnad.

När upphandlingen beskrivs ska den gemensamma terminologi vid offentlig upphandling (CPV) användas som avses i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2195/2002 om en gemensam terminologi vid offentlig upphandling (CPV) och i kommissionens förordning (EG) nr 213/2008 om ändring av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 2195/2002 om en gemensam terminologi vid offentlig upphandling (CPV) samt av Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/17/EG respektive 2004/18/EG om förfaranden vid offentlig upphandling, när det gäller revidering av CPV.

Förlängning av ett tidsbundet avtal får endast ske om det finns särskilda villkor om detta i avtalet.

Annonsering och anbudsmottagning samt annat informationsutbyte i samband med upphandlingsförfarandet ska ske med ett elektroniskt verktyg avsett för ändamålet med undantag för när fysiska varuprover, modeller, filformat eller motsvarande som inte kan översändas med hjälp av elektroniska medel ska inlämnas.

Annonseringstiden ska för förenklat förfarande i regel vara minst 21 dagar men kan vid undantag såsom särskild brådska minskas till 14 dagar.

Bland de anbud som uppfyller de i upphandlingsdokumenten uppställda kraven antas det anbud som enligt utvärderingskriterierna utgör det ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet.

De faktorer som väsentligt har påverkat avgörandet ska framgå av beslutet eller av de handlingar som hänför sig till beslutet. Sådana faktorer är åtminstone skälen till att en anbudssökande eller en anbudsgivare har uteslutits eller ett anbud har förkastats och de viktigaste grunder på vilka de godkända anbuden har jämförts. Vid avrop från avtal räcker det att konstatera att villkoren i avtalet följts.

Detta beslut träder i kraft den 1 januari 2020 och tillämpas på upphandlingar som påbörjas den 1 januari 2020 eller därefter. Genom beslutet upphävs landskapsregeringens beslut (ÅFS 2018:13) samt (ÅFS 2018:16) gällande vissa upphandlingar, dock så att det fortfarande tillämpas på upphandlingar som påbörjats innan den 1 januari 2020.