Landskapsförordning (2021:155) om arkivering av elektronisk information som ska förvaras mer än tio år och varaktigt

I denna förordning finns särskilda bestämmelser om förvaring av handlingar och information som ursprungligen har skapats i elektroniskt format och som ska förvaras mer än tio år och varaktigt.

Riksarkivets bestämmelser om behandling, hantering och förvaring av elektronisk dokumentär information (SÄHKE2-bestämmelse 2009), (Dnr. AL/9815/07.01.01.00/2008) ska, med i denna förordning angivna undantag, tillämpas på Åland.

Bestämmelsen i 1 mom. ska iakttas i samband med anskaffning, implementering, uppdatering och vidareutveckling av de i 1 § 1 mom. i arkivlagen (2004:13) för landskapet Åland nämnda arkivbildarnas data- och ärendehanteringssystem, när ett sådant datasystem som avses i bestämmelsen i 1 mom. används och arkivbildaren därmed själv valt att använda SÄHKE2-formaten.

Bestämmelsen i 1 mom. ska tillämpas på Åland sådan den lyder när denna förordning träder i kraft. Ändras därefter bestämmelsen, ska den ändrade bestämmelsen gälla på Åland från tidpunkten för dess ikraftträdande i riket, om inte annat följer av denna förordning.

De förvaltningsuppgifter som enligt den bestämmelse som avses i 2 § 1 mom. ankommer på statens myndigheter ska på Åland handhas av landskapsregeringen, till den del förvaltningen grundar sig på landskapets lagstiftningsbehörighet på området.

Hänvisas i den bestämmelse som avses i 2 § 1 mom. till bestämmelser i rikslagstiftningen som äger motsvarighet i landskapslagstiftningen ska hänvisningarna avse bestämmelserna i landskapslagstiftningen.

Om det i den bestämmelse som avses i 2 § 1 mom. hänvisas till en arkivbildningsplan ska det på Åland avse en arkivplan enligt arkivlagen för landskapet Åland. En elektronisk arkivbildningsplan eller en informationsstyrningsplan ersätter inte utan särskilt tillstånd av landskapsarkivet en arkivplan enligt arkivlagen för landskapet Åland.

För att kunna ta i bruk och tillämpa bestämmelsen som avses i 2 § 1 mom. för elektronisk förvaring ska tillstånd beviljas av landskapsarkivet.

Arkivbildaren ska lämna de uppgifter som landskapsarkivet begär och som behövs för att tillstånd ska kunna beviljas.

Den elektroniska förvaringen av informationen innebär att förvaringen sker tillfälligt i arkivbildarens data- eller ärendehanteringssystem eller i ett elektroniskt mellanarkiv innan informationen överförs till landskapsarkivet för varaktig förvaring.

Arkivbildare, som har beviljats tillstånd för elektronisk förvaring av material som ska förvaras varaktigt, ska innan materialet överförs till landskapsarkivet årligen rapportera till landskapsarkivet om

1) det elektroniskt förvarade materialets omfattning och art,

2) hur mycket information som har lagrats på detta sätt,

3) i vilka system och lagringsformat informationen lagras,

4) uppgifter om vem och vilken instans som ansvarar för lagringen av informationen samt

5) eventuella andra uppgifter som kan vara relevanta i sammanhanget.

I landskapsarkivets tillstånd kan närmare bestämmelser intas om hur denna rapportering ska genomföras.

När elektronisk information ska förvaras varaktigt och därmed ska överföras till landskapsarkivet enligt 11 § i arkivlagen för landskapet Åland, men ett elektroniskt arkiv för Åland saknas och det inte finns möjligheter för landskapsarkivet att ta emot information i elektronisk form, ska den tillfälliga förvaringen hos den överlåtande arkivbildaren ske på ett sätt som även möjliggör en överföring i analogt format.

Utskrifter som görs från ett datasystem för detta ändamål ska utformas i enlighet med de riktlinjer som landskapsarkivet meddelar.

Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2022.