Arkivlag (2004:13) för landskapet Åland

I landskapet Åland handhas förvaltningen av offentliga arkiv av Ålands landskapsregering med i 2 § nämnda undantag. Lagen gäller följande arkivbildare:

1) landskapsregeringen samt landskapsregeringen underlydande enheter, verk, affärsverk, inrättningar och myndigheter,

2) Ålands penningautomatförening,

3) kommunala myndigheter och organ,

4) (2021/85) andra samfund, organ och personer när de utför ett offentligt uppdrag enligt landskapslag till den del det som följd av uppdraget uppkommer handlingar som avses i offentlighetslagen (2021:79) för Åland.

På Ålands lagting och Ålands delegation i Nordiska rådet tillämpas dock endast 4 och 5 §§ samt 6 § 1 och 2 mom. i denna lag.

På den evangelisk-lutherska kyrkans arkiv i landskapet tillämpas vad som stadgas i kyrkolagen.

På statliga myndigheter verksamma i landskapet Åland tillämpas arkivlagen (FFS 831/1994), dock så att dessa myndigheter får föra bort sina arkivalier från landskapet endast efter samråd med landskapsregeringen.

Landskapsregeringen har det högsta överinseendet över arkivväsendet inom landskapet. För att leda och övervaka arkivväsendet i landskapet och för att säkerställa att handlingar som hör till vårt åländska kulturarv bevaras och är tillgängliga för att främja forskning samt styra och utveckla arkivfunktionen upprätthåller landskapsregeringen ett landskapsarkiv. I landskapsarkivet mottas, förvaras och ordnas arkivalier samt hålls sådana tillgängliga för myndigheter, forskare och andra.

Ett arkiv omfattar de handlingar som inkommit till arkivbildaren på grund av dess uppgifter eller som tillkommit genom dess verksamhet.

Med handling avses en framställning i skrift eller bild samt en upptagning som endast med tekniska hjälpmedel kan läsas eller avlyssnas eller uppfattas på annat sätt. (2021/85)

Varje arkivbildare skall ha en arkivfunktion. Arkivfunktionen har till uppgift att säkerställa att handlingar hålls tillgängliga och bevaras, att sköta den informationstjänst som hänför sig till dem, att bestämma handlingars förvaringsvärde och att gallra ut onödigt material.

Arkivfunktionens krav skall beaktas i arkivbildarens informations- och dokumentförvaltning.

Arkivbildaren ansvarar för planeringen av arkivfunktionen samt för dess praktiska skötsel.

Varje arkivbildare har en arkivplan vilken skall underställas landskapsregeringen för fastställelse. Av arkivplanen skall framgå åtminstone

1) förvaringstiderna för handlingar som inkommer och uppstår till följd av skötseln av arkivbildarens verksamhet,

2) förvaringssätten för ovan nämnda handlingar,

3) vilka handlingar och uppgifter i handlingar som skall bevaras varaktigt,

4) vilka arkivutrymmen som används för handlingar som skall förvaras varaktigt,

5) vilka material och metoder som används för framställning av handlingar och för lagring av information och

6) vilka handlingar som kan utgallras ur arkivet.

Landskapsregeringen kan vid behov genom en landskapsförordning utfärda närmare bestämmelser om punkterna 1 - 6 i 2 mom.

Innan landskapsregeringen fattar beslut om fastställande av en arkivplan skall ett utlåtande inbegäras från riksarkivet till den del beslutet rör utgallring av handlingar.

Arkivfunktionen skall skötas så att den stöder arkivbildaren i dess uppgifter samt tillgodoser enskilda personers och sammanslutningars rätt att få ut uppgifter ur offentliga handlingar och att enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd samt datasekretess har beaktats på behörigt sätt och att tillgången på handlingar som ansluter sig till enskilda personers och sammanslutningars rättsskydd säkerställs och att handlingarna betjänar forskningen.

Arkivfunktionen i kommunerna skall organiseras av kommunstyrelsen. Dessa utser den tjänsteinnehavare eller funktionär som leder kommunens arkivfunktion och arkivbildning och svarar för de handlingar som skall förvaras varaktigt.

Vad som i 1 mom. stadgas om kommunerna gäller också kommunalförbund och andra motsvarande samarbetsformer.

Landskapsregeringen har rätt att utan hinder av sekretessbestämmelser få uppgifter om arkivbildarnas arkivfunktion och inspektera de i 1 § 1 mom. nämnda arkivbildarnas arkivfunktion.

Framställningen av handlingar och lagringen av information som skall bevaras varaktigt eller för viss tid framöver skall ske med användning av material och metoder som är arkivbeständiga. Handlingar som skall förvaras varaktigt skall förvaras i sådana arkivutrymmen som är skyddade mot förstörelse, skada och obehörig användning. Förvaringsutrymmena för arkiv skall vara säkra mot brand, fukt, stöld och annan åverkan.

Handlingar som inte skall förvaras varaktigt skall efter den förvaringstid som fastställts för dem gallras ut så att datasekretessen är tryggad.

Handlingar som hör till i 1 § 1 mom. nämnda arkivbildare och som skall förvaras varaktigt skall överföras till landskapsarkivet vid den tidpunkt och med iakttagande av det förfarande landskapsregeringen beslutar. Den överlåtande arkivbildaren svarar för förvaringen av handlingarna före överföringen, för att handlingarna ställs i sådant skick att de kan överföras och för de kostnader som föranleds av överföringen till landskapsarkivet.

I landskapsarkivet kan på basis av ett särskilt avtal även tas emot sådana handlingar från andra arkivbildare som skall förvaras varaktigt. Om det inte avtalas eller stadgas särskilt om överlåtna handlingars offentlighet iakttas 12 § 2 mom.

Ett privat arkiv eller handlingar som hör till det kan med stöd av ett avtal som ingås med arkivets ägare övertas och förvaras eller vårdas i landskapsarkivet.

I fråga om offentligheten av privata brev och andra handlingar som hör till ett privat arkiv som avses i 1 mom. ska iakttas vad som med överlåtaren överenskommits om offentligheten. Om offentligheten gäller dessutom i tillämpliga delar offentlighetslagen för Åland. (2021/85)

Landskapsregeringen kan föra register över privata arkiv och därtill hörande handlingar som är av betydelse för landskapets kulturarv eller för åländsk forskning.

Löper ett arkiv eller en därtill hörande handling som är i privat ägo och som har betydelse för det åländska kulturarvet eller forskningen uppenbar risk att förstöras eller förkomma eller utbjuds arkivet eller handlingen till salu, har landskapsregeringen rätt att mot full ersättning lösa in den privata handlingen eller arkivet eller ta en kopia därav. Samtidigt ska bestämmas när det inlösta materialet blir offentligt med iakttagande i tillämpliga delar av offentlighetslagen för Åland. (2021/85)

Om utförsel ur landskapet av handlingar som avses i denna paragraf stadgas särskilt.

När landskapsregeringen beslutat att ett arkiv eller en handling skall inlösas eller kopieras med stöd av 13a § 1 mom. kan landskapsregeringen besluta att arkivet eller handlingen omedelbart skall överföras till landskapsarkivet eller till annan anvisad säker förvaringsplats för att förvaras där till inlösnings- eller kopieringsbeslutet vunnit laga kraft.

Uppgifter ur en handling, en samling eller ett arkiv som avses i 1 mom. får inte lämnas till obehöriga under förvaringstiden.

Ändring får inte sökas i ett sådant i 13b § avsett beslut om temporär förvaring som landskapsregeringen fattat. I annat beslut som landskapsregeringen fattat med stöd av denna lag får ändring sökas genom besvär hos högsta förvaltningsdomstolen, till den del fråga är om lagligheten av beslutet.

Bestämmelserna i detta kapitel kompletterar bestämmelserna i Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG, nedan dataskyddsförordningen.

Personuppgifter som tidigare samlats in i förenlighet med dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning får senare behandlas för arkivändamål av allmänt intresse med stöd av artiklarna 5.1 b och 89.1 i dataskyddsförordningen.

Arkiverade personuppgifter får behandlas för andra ändamål än arkivändamål av allmänt intresse i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen och annan dataskyddslagstiftning.

Om utlämnandet av arkiverade personuppgifter som finns i myndighetshandlingar gäller det som föreskrivs i 25 § offentlighetslagen för Åland. (2021/85)

I artiklarna 9.1 och 10 avsedda känsliga personuppgifter får behandlas med stöd av artiklarna 9.2 j och 10 i dataskyddsförordningen för arkivändamål av allmänt intresse om behandlingen är nödvändig för arkiveringen enligt denna lag.

De känsliga personuppgifter som avses i 1 mom. får enbart behandlas för arkivändamål av allmänt intresse i den omfattning som lämpliga skyddsåtgärder har vidtagits i enlighet med 13 § i landskapslagen (2019:9) om dataskydd inom landskaps- och kommunalförvaltningen.

När personuppgifter behandlas i samband med arkivering enligt denna lag får undantag göras från den registrerades rättigheter enligt artiklarna 15, 16 och 18–21 i dataskyddsförordningen under de förutsättningar som anges i artikel 89.3 i dataskyddsförordningen.

Denna lag träder i kraft den 1 januari 2005. Genom denna lag upphävs, såvitt gäller giltigheten i landskapet Åland, arkivlagen den 20 februari 1981 (FFS 184/1981). Arkivbildare kan dock fatta beslut om och [landskapsstyrelsen] kan fastställa i 6 § avsedda arkivplaner innan denna lag träder i kraft.